Quelle est la différence entre un document et un document?


Réponse 1:

Même si cela peut ne pas sembler évident à première vue; il y a plus que la sémantique qui sépare les enregistrements des documents.

Chacun doit être traité différemment pour se conformer aux exigences légales de conservation. Ces types de fichiers sont tous deux définis dans l'ISO 15489-1.

Qu'est-ce qu'un record?

Les dossiers sont des fichiers historiques qui fournissent une «preuve d'existence». Ils sont utilisés pour prouver un état d'existence de l'entreprise.

Il est créé ou reçu par une organisation dans le cadre de transactions commerciales ou il peut être utilisé pour se conformer aux exigences légales. Le type de support physique n'a pas d'incidence sur la classification d'un enregistrement. Il peut être sur papier, microfilm ou même numérique.

Les enregistrements ne sont pas modifiables et ne peuvent pas être recréés. Bref, c'est un document historique. Quelques exemples d'enregistrements sont les permis de conduire, les dépôts légaux et les déclarations de revenus. Les enregistrements ont des calendriers de conservation stricts qui sont définis par les entreprises, l'industrie et l'emplacement.

Qu'est-ce qu'un document?

Un document est un fichier de contenu qui contient des informations dans un format structuré ou non structuré. Il s'agit d'un fichier modifiable. Les documents peuvent être stockés sous forme papier ou numérique. Il peut être modifié et révisé au besoin.

Ce sont des fichiers «actifs» actuellement utilisés dans les transactions. Quelques exemples de documents sont des listes de clients, des bons de commande et des listes téléphoniques. Il n'y a aucun calendrier de conservation requis pour les documents au-delà de ses besoins commerciaux.

Tous les enregistrements sont des documents, mais tous les documents ne sont pas des enregistrements. De nombreux enregistrements commencent comme des documents, puis deviennent des enregistrements lorsqu'ils sont finalisés.

Par exemple, un formulaire vide est un document, puis une fois rempli, il devient un enregistrement.

Les enregistrements sont couverts par des exigences de conservation et vous devez conserver et mettre à jour la conservation planifiée en fonction de votre emplacement et de votre industrie.


Réponse 2:

Un document est un matériau qui fournit des informations officielles comme preuve. Il s'agit d'une information utilisée pour soutenir une opération organisationnelle efficace et efficiente. Un document se compose de toutes les informations que vous utilisez pour diriger votre entreprise.

Un dossier est une preuve des faits passés documentés. Un enregistrement se compose de toutes les données que vous collectez pendant le fonctionnement de votre entreprise. Les enregistrements sont des faits et ne doivent pas changer. Si de nouveaux faits surgissent qui contredisent les faits anciens, nous devons enregistrer un nouveau fait en supprimant l'ancien fait.


Réponse 3:

Un document est un matériau qui fournit des informations officielles comme preuve. Il s'agit d'une information utilisée pour soutenir une opération organisationnelle efficace et efficiente. Un document se compose de toutes les informations que vous utilisez pour diriger votre entreprise.

Un dossier est une preuve des faits passés documentés. Un enregistrement se compose de toutes les données que vous collectez pendant le fonctionnement de votre entreprise. Les enregistrements sont des faits et ne doivent pas changer. Si de nouveaux faits surgissent qui contredisent les faits anciens, nous devons enregistrer un nouveau fait en supprimant l'ancien fait.